Regulamentul General pentru Protecția Datelor (GDPR) se aplică și asociațiilor de proprietari, în cazul în care, mai mult decât probabil, prelucrează date cu caracter personal.

Pentru conformarea cu GDPR, asociațiile sunt nevoite să identifice o serie de aspecte care ignorate pot duce la folosirea inadecvată a datelor personale ale locatarilor:

• care sunt datele personale folosite – numele locatarilor; imagini video cu aceștia, dar și ale altor persoane care intră în bloc, dacă există camere de supraveghere sau nu, date privind istoricul plăților unor locatari etc.
• care este scopul prelucrării datelor
• care este volumul de date prelucrate și scopul urmărit
• cum sunt respectate drepturile persoanelor vizate de prelucrarea de date

Situații cu care vă puteți confrunta în prezent sau pe viitor:

Este permisă instalarea și folosirea camerelor de supraveghere într-o scară de bloc, dar acest lucru se poate face doar cu respectarea unor condiții stricte:

• temeiul de prelucrare a datelor trebuie să fie justificată, și acesta este legat în principal de interesul legitim al asociației: asigurarea siguranței, a persoanelor sau a a bunurilor. În consecință, este important ca fiecare asociație să dețină o documentație internă în care acest lucru să fie reflectat. Nu în ultimul rând, dar la fel de important, hotărârea de a instala un sistem de supraveghere video trebuie luată în cadrul adunării generale a asociației de proprietari.
• instalarea camerelor video trebuie să se limiteze la ceea ce este strict necesar asigurării siguranței persoanelor și bunurilo. Instalarea instalațiilor de supraveghere video este considerată justificată la intrările în bloc, nu și la etajele imobilului. ANSPDCP recomandă ca, în cazul în care sunt instalate, totuși, camere video la fiecare etaj, să fie obținut și consimțământul locatarilor. Iată de ce GDPR se aplică diferențiat, în funcție de fiecare situație în parte.

În plus, e obligatoriu ca în apropierea zonei unde este instalată camera de supraveghere, să fie montată o avertizare care să aducă ka cunștința persoanelor că are loc o supraveghere video. De asemenea, este esențial ca asociația de proprietari (sau societatea care instalează și asigură mentenanța sistemului de supraveghere) să limiteze perioada de timp de stocare a imaginilor (de ex. 30 de zile).

Afișarea datelor personale ale locatarilor la avizier este o alt problemă cu care se confruntă asociațiile de proprietari

Potrivit Autorității Naționale de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal și în acest caz este vorba despre o prelucrare de date, explicată prin faptul că oricine poate vedea numele proprietarului apartamentului, precum și cheltuielile lunare ale acestuia. Și în acest caz, deci, trebuie găsit temeiul pentru prelucrarea datelor respective.

O posibilă, și recomandată soluție îl reprezintă consimțământul persoanei vizate, care trebuie să fie liber, iar în cazul unui refuz, persoana respectivă nu trebuie supusă niciunui act care poate să-i producă consecințe negative. Cu alte cuvinte, pe avizierul asociației de locatari poate să lipsească numele persoanelor ce nu-și dau acceptul pentru apariția pe lista de cheltuieli. În plus, consimțământul trebuie acordat activ și expres, iar asociația de localatari , potrivit și precizărilor ANSPDCP, nu ar putea să presupună existența unui consimțământ în cazul în care locatarul nu a reacționat în niciun fel la cererea făcută în vederea afișării datelor personale la avizier.

Astfel, în asemenea situații, dincolo de obligațiile pe care le au asociațiile de proprietari de a găsi un temei pentru prelucrarea datelor, este important ca acestea să mai respecte o serie de principii, printre care:

• principiul legalității, echității şi transparenţei (toate activitățile de prelucrare trebuie să respecte prevederile legale);
• principiul limitării legate de scop (trebuie identificat, de la început, un scop pentru care sunt prelucrate datele, iar prelucrarea să se facă doar în acel scop; odată prelucrate astfel, datele nu vor putea fi folosite pentru alte motive – de exemplu, filmările făcute pentru siguranță nu vor putea fi folosite pentru a adăuga încă o persoană la cheltuieli);
• principiul reducerii la minimum a datelor: prelucrarea datelor adecvate, relevante şi limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (aici se explică de ce ar fi justificată instalarea de camere de supraveghere la intrarea în scară, de exemplu, dar nu și la fiecare etaj);
• principiul limitării legate de stocare: datele sunt păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele (e clar că, dacă nu a existat niciun pericol în zonă, într-o anumită perioadă de timp, nu se justifică păstrarea filmărilor, pentru a mă referi la același exemplu);
• principiul integrității şi confidenţialității – prelucrarea datelor într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecţia împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale şi împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

În concluzie, asociațiile de proprietari trebuie să manifeste precauție atunci când sunt implicate în activități ce ar putea viza prelucrarea datelor personale, cum ar fi, de exemplu, filmarea persoanelor care intră într-o scară sau chiar afișarea numelor locatarilor la avizier. Să se asigure că au un motiv întemeiat pentru prelucrarea datelor, că acest lucru e legal și că respectă o serie de principii, cum ar fi proporționalitate între datele prelucrate și scopul urmărit etc. Cu alte cuvinte, în cel mai simplu mod spus, aproape orice acțiune ce implică detalii despre o persoană reprezintă o prelucrare de date, iar acestea trebuie să rămână, ca regulă, confidențiale. De asemenea, este extrem de important de știut pentru fiecare asociație în parte, ca în cazul în care scopurile urmărite pot fi atinse și fără prelucrare sau prin prelucrarea mai puținor date, aceasta trebuie să procedeze de o asemenea manieră.

Ghidul privind prelucrările de date cu caracter personal efectuate de către Asociațiile de Proprietari poate fi consultat aici: